Detailid sessiooni ajal
Allikas: TENi teadmistepank
Sessiooni ruumide ettevalmistamine
Sessiooni ajal kasutatavatest ruumides vajavad osa juba eelnevat tähelepanu ja korrastamist:
Avamistseremoonia (saal) Avamistseremooniaks peab aulas olema:
- külaliste toolid paigas (ära pane oluliselt enam toole, kui on oodata delegaate - vastasel juhul istutakse väga hajali),
- presidendi ja asepresidentide (laudlinaga kaetud) laud saali eesotsas,
- helitehnika ja selle toimimine üle kontrollitud,
- kõnepult (selle olemasolul) valmis,
- TENi lipp püsti (uuri, kus on lipuvarras ja selle alus!).
- Aula ettevalmistamiseks ei sobi kasutada delegaatide abi, kutsu appi ajakirjanikud või rühmajuhid, kui neil selleks võimalust on.
Komiteeruumid
- Kui võimalik, paiguta komiteeruumides lauad ja toolid seinte äärde juba enne komitee klassi sisenemist.
- Kui laudadel on kindel järjekord (inimeste isiklike esemetega sahtlid), märgista iga laud (või lauaalune) post-it märkmepaberiga, nummerda ja jäta klassi nummerdatud plaan, et oleks teada, millises järjekorras lauad tagasi tuleb tõsta. Vastasel juhul tabab Sind sessiooni lõppedes üllatus: "Kuidas need asjad siia enne ära mahtusid?"
Paneelsessioon (saal)
- Paneelsessiooniks tuleb varuda saali täpselt osalejate arvule vastavalt kohti, et istujate vahele ei jääks suuri vahesid.
- Kui esinejad kasutavad PowerPoint presentatsiooni, valmista ette (ja kontrolli!) vajalik tehnika (sülar, juhtmed, dataprojektor, ekraan, kardinad valguse varjamiseks jms)
- Esinejate kõne võimendamiseks on vajalik mikrofon!
- Kui esinejaid on mitu, mõtle läbi, kus nad istuvad teise kõneleja esinemise ajal.
Peaassamblee (saal)
Osalejate istekohtade skeem peab olema läbimõeldud, et:
- kõik näeksid presidendi ja asepresidentide lauda;
- sessiooni juhatus näeks komiteesid ja nende silte;
- komitee istuks piisavalt tihedalt, et saada üksteisega rääkida, ent mitte segada teisi.
- Samuti on vajalik esinejapult, mikrofon, vajadusel dataprojektor ja selle juurde kuuluv.
Suunaviidad sessioonil
Mõtle eelnevalt läbi, kuhu millised suunaviidad paigutada tuleb ning trüki need, et kohapeal oleks vaid kleepimise lõbu.
Registreerimise korraldamine sessioonil
Valmista otse sissepääsu juurde laud (vajadusel mitu), kus registreerida sessioonile tulnud delegaate. Iga 20-25 delegaadi kohta on vajalik üks registreerija, st 70 delegaadiga sessioonil peab registreerimislauas olema 3 inimest.
Registreerimiseks tee tabel, kus on:
- delegaatide nimed tähestikulises järjekorras,
- igaühe komitee number,
- lahter osavõtumaksu tasumiseks,
- lahter tšeki vajaduse märkimiseks (ära vormista tšekke registreerimislauas, nendega tegelemiseks on aega mitu päeva)
Kui delegaatide jaoks on valmistatud mapid kõige vajaliku infoga, jaga need registreerimislauas.
Tšekkide väljastamine sessioonil
Kogu osalemistasu registreerimislauas, ent tšekkide kirjutamine jäta reede ja laupäeva õhtuks. Tšekiraamatu saad juhatuse finantsasjadega tegeleva inimese käest, sama kehtib pitsati kohta.
Käi isiklikult läbi kõik osalejad, kes soovisid tšekki ning kirjuta see välja - juhendamissõnad saad TENi juhatuse esindajalt.
Sessiooni ruumide võtmed
Leppige kokku ÜKS võtmete eest vastutav inimene, kes omab igal ajal ülevaadet, mis võtmed kelle kätte antud on! Ei ole midagi hullemat, kui see, et sessiooni lõppedes pooled ruumide võtmed kadunud on ja neid lillepottidest või lauasahtlitest taga peab ajama. Rühmajuht vastutab komiteeruumi, toimetaja ajakirjanike ruumi ja keegi korraldajatest kõigi ülejäänud võtmete eest. Kirjuta üles, kelle käes millise ruumi võti on.
Resolutsioonide trükkimine
- Lepi iga komiteega kokku, kes trükib vastava komitee resolutsiooni.
- Sea tähtaeg, mis kellaajaks komiteede resolutsioonid valmis peavad olema töö valmis peab olema - arvesta, et vähemalt tund hilineb keegi niikuinii.
- Taga vajalikud arvutikohad rühmajuhtidele (või erikokkuleppel, ajakirjanikele) resolutsioonide trükkimiseks
Kui on võimalik kasutada resolutsiooni formaati valmistavat arvutiprogrammi, tee seda – nii on kergem! Kui mitte, valmista ette resolutsiooni näidis, kuhu saab resolutsiooni trükkida, IGALE komiteele – see tagab, et need ka lõpuks ühtmoodi välja näevad ega pole vaja veeta tunde neid ühesugusele kujule viies.
Rühmajuhi töö lihtsustamiseks trüki resolutsiooni põhjale valmis komitee nimi, teema, delegaatide nimekiri (kontrolli selle õigsust, eriti nimede kirjapilti!). Nimed seatakse nimekirja tähestikulises järjekorras. Rühmajuhi nimi jäta nimekirja lõppu, iga komitee liikme nime taha märgi sulgudesse kooli nimi.
Tee tabel, kuhu märkida, kas komitee resolutsioon on
a) arvutisse trükitud,
b) õigekiri üle kontrollitud
c) sisu üle kontrollitud
d) välja prinditud.
Valmista tiitelleht ja koos presidendiga resolutsioonide ettekandmise järjekord.
Paljunda resolutsioonid võimalikult kiiresti, et delegaadid need enne magamaminekut või kojuminekut kätte saaksid. Tehnika tõrkumisel lohuta end mõttega, et seni pole ÜHEGI sessiooni resolutsioonide trükkimine sujunud tõrgeteta.
Resolutsiooni lehtede kokkupanemisel ja klammerdamisel kasuta konveiermeetodit.
Levita resolutsioone osalejate seas nii kiiresti, kui suudad - näiteks tee võistlus korraldajate vahel ;).
Kontaktlisti koostamine
Kontaktide listi võivad teha nii ajakirjanikud kui ka korraldajad vastavalt kokkuleppele - üldjuhul tegelevad sellega korraldajad. Ideaalvariandis võiks list jõuda nii ajalehte (või, peaasi, paberkujule) kui ka CD plaadile.
Kelle andmed peavad olema listis?
- Delegaatide
- Ajakirjanike
- Grupijuhtide
- Korraldajate
Millised andmed seal olema peaksid?
- Ees- ja perekonnanimi
- Komitee nimi
- Kool
- Telefon
- MSN
Kõige targem on inimesed paigutada listi komiteede kaupa (komiteed (+chair), ajakirjanikud, korraldajad). Kui võimalusi on, siis pane iga inimese nime juurde ka ta foto.
Kontaktide listi tuleb koostama hakata võimalikult vara - laupäeva õhtul alustades jääd Sa arvatavasti seda ööläbi tegema, et pühapäevaks valmis saada.
1) Aluseks tuleb võtta eelnev registreerimistabel, kus vastavad andmed juba olemas.
2) Nii komiteed, ajakirjanikud kui ka korraldajad tuleb läbi käia, et kontrollida andmete õigsust. Eriti tähtis on nimede korrektsus! (Kui nimi kirjutati kirjatähtedes ja Sul on raskusi selle dešifreerimisega, siis võta inimesega uuesti ühendust ja küsi üle.) Komiteede puhul on seda kõige targem lasta teha rühmajuhil komiteetöö ajal, olles selle eelnevalt näiteks söögipausi ajal kokku leppinud.
3) Sea tähtaeg, mis ajaks kõik andmed peavad olemas olema.
4) Juhul, kui kasutad pilte, siis lepi rühmajuhiga kokku see aeg, mil saaksid korraga kogu komitee näod pildistada.
5) Lase ajakirjanikel kontaktlist kujundada.
TENi särkide müümine sessioonil
Kuivõrd neid on veel terve hulk alles, siis ei jää midagi muud üle kui neid MÜÜA.
Esmalt tuleb Sul välja uurida, kelle käes särgid on (ja seda võimalikult vara! ) Alusta otsimist juhatusest. Järgmiseks tuleb särgid sessiooni toimumispaika toimetada (neid on suur kastitäis). Seejärel ei jäägi midagi üle, kui neid terve sessiooni ajal müüa ja promoda. Hind tuleb kokku leppida juhatusega, sest mida aeg edasi, seda enam see kukkuma kipub.
Mõned näpunäiteid müügiks:
- Mida rohkem inimesi TENi T-särkidega ringi käib, seda ahvatlevamaks need ka teistele muutuvad. Lisaks on ilus, kui TENi rahvas natukene ühtsust näitab. Meenuta ajakirjanikele, rühmajuhtidele ja ka korraldajatele, et nad oma särke kannaksid!
- Sea üles lett, kus need pidevalt kättesaadavad on ja leti taha üks kohusetundlik inimene.
- Pane kooli peale reklaamid (ja nii loovat kui suudad… kas või lakke!) T-särkide kohta, viidates, kust neid osta saab
- Eelinformatsioon kodulehel on kindlasti vajalik, et inimesed teaksid arvestada ja raha kaasa võtta.
- Meeldetuletus iga kogunemise korral ei tee paha, eriti pärast lõputseremooniat.
- Lase ajakirjanike vahel võistlus korraldada, kes suudab kõige rohkem särke müüa.
- … jne jne jne!
Pea meeles, et Sul peab olema ülevaade, mitu särki müüdi, mis suurusega, mis hinnaga - ülevaade on vajalik juhatuse jaoks.
Koristamine pärast sessiooni lõpetamist
Looda vaid, et sessioon ilma koristamiseta läbi on =).
Komiteeruumi koristab rühmajuht koos oma komitee delegaatidega, see tuleb korda seada juba teise päeva lõpus, kui komiteetöö lõppenud on - neid ruume ei kasutata peaassamblee ajal ning resolutsiooni ülevaatamiseks sobib korrastatud ja paika pandud laudade-toolidega klass küll. Komiteeruumi võtmed peab rühmajuht korraldajale üle andma peaassamblee alguseks.
Magamisruumide korrasoleku eest seisavad need, kes selles ruumis ööbisid - ära unusta neile seda korduvalt meelde tuletamast! Koristamine ei tähenda vaid asjade väljaviimist, vaid ka toolide ja laudade tagasi tõstmist. Magamisruumid tuleb korrastada enne peaassamblee algust või äärmisel juhul vahetult peale seda (kuid enne lõpetamistseremooniat!). Kontrolli ruumide korrasolek enne, kui lõpetamistseremooniaga alustad; sama kehtib ka võtmete olemasolu kohta - peale lõpetamistseremooniat on kadunud võtmeid keeruline leida.
Ajakirjanike ruum on ajakirjanike, staap korraldajate pärusmaa.
Peaassamblee ruumi korrastavad korraldajad, kuid palu delegaatidel enda tekitatud sodi (resolutsioonid, tühjad pudelid jms) ise kaasa võtta.
Sessioonile unustatud asjad
Kadunud ja leitud asjadega tegeleb keegi korraldajatest. Anna sellest inimesest ülejäänutele teada juba sessiooni alguses!
Sea sessiooni viimase päeva hommikul (kui mitte terve sessiooni ajaks, ka nii võib) üles leitud asjade nurk, kus on suurel plakatil kirjas kõik, mis omanikku ootab, ja all selle korraldaja nimi ja telefoninumber, kelle käes need asjad on. Kuna sessioonil leitakse ka mobiiltelefone, pleiereid ja muud väärtuslikku, ei maksa neid asju lihtsalt laua peale panna, kuna nii ei ole tagatud, et need just omaniku kätte jõuavad.
Ruumide koristamine enne peaassamblee algust on just seepärast tähtis, et sel juhul tulevad omanikuta asjad juba hommikul välja ja Sul on võimalus nende leidmisest peaassamblee lõpus teada anda.
Asjad, mis omanikku sessiooni lõpuks ei leidnudki, tuleb seada nimekirja ja see kõigile sessiooni osalejatele e-kirjaga saata, et nad vajadusel oskaks ühendust võtta ja küsida.
Korraldajate lahkumine sessioonilt viimasena
Korraldaja ülesanne on veenduda, et hoone on puhas, ruumides ei ole unustatud esemeid, suunaviidad eemaldatud, praht on viidud prügikonteinerisse ning hoone samasugune kui siis, kui sessioon alles algas.
Vaatamata palvetele, et osalejad prügi välja viiks, koguneb suur osa sellest siiski koristaja teha. Kui kooliga on eelnevalt kokku lepitud, võib prügi korralikult prügikastidesse jäetuna ka hoonesse jätta; vastasel juhul tuleb kotid (varu neid palju!) ise välja viia.
Teambuilding'u varustus tuleb ühe inimese kätte jätta, kes sellest ka TENi juhatust informeerib - oleks hea, kui see, kuhu varustus pärast sessiooni viiakse, juba enne sessiooni kokku oleks lepitud.
Sessiooni tagasiside kogumine
Et õppida sessioonil tehtud vigadest ning korraldada iga järgnev sessioon paremini kui eelmine, tuleb teada, mis olid sessiooni tugevad, millised nõrgad küljed - selleks kasuta tagasiside ankeete, mida täidavad nii delegaadid, rühmajuhid, ajakirjanikud kui ka korraldajad (valmista kõigile nende tegevusest lähtuv tagasiside vorm, st ajakirjanik vastab delegaadist erinevatele küsimustele, samuti rühmajuht ja korraldaja).
Tagasiside vorm peab olema lühike (mitte üle 2 lehekülje), konkreetne, lihtne. Tagasiside ankeet on anonüümne! Sellele ei märgita nimesid, küll aga rolli sessioon (delegaat, ajakirjanik, rühmajuht või korraldaja)
Kasuta toidu, hoone jms hindamiseks lisaks muljete küsimisele ka 5-punktist skaalat - sellele tuginedes on hea kokkuvõtteid teha. Kasuta ankeedi koostamisel TENi juhatuse ja revisjonikomisjoni abi!
Kasuta tagasiside kätteandmiseks ja kogumiseks vaheaega peaassamblee ja lõpetamistseremoonia vahel.