Korraldajaks saamine
Allikas: TENi teadmistepank
Sisukord |
Korraldajaks saamine
Sessiooni peakorraldajaks saamiseks on kaks võimalust:
- TENi juhatus kuulutab välja konkursi konkreetse sessiooni peakorraldaja kohale - üldjuhul on siis (osaliselt) olemas vajalik rahastus ja selgunud (ligikaudne) toimumise aeg.
- Pöördud ise TENi juhatuse poole ideega sessiooni korraldamiseks ning avaldad soovi ka projekti eest vedada.
Kui juhatus leiab, et sul on vajalikud oskused ja kogemus peakorraldaja ülesannetega hakkama saamiseks, siis kinnitatakse sind projektijuhiks ning antakse volitused ja igakülgne toetus ning korraldamine võib alata!
Samas, kui sa ei taha/oska/julge päris peakorraldaja olla, aga tahad siiski korraldamisele kaasa aidata, siis jälgi kirju TENi postiloendis ja uudiseid koduleheküljel – üleskutsed korraldusmeeskonnaga liitumiseks jõuavad just sinna.
Nõuded korraldajale
Ei ole ühtegi dokumenti, mis sätestaks, milliseid nõudeid üks korraldajahakatis täitma peab – juhatus teeb otsused konkreetsest olukorrast lähtuvalt. Sessioone on väga erinevaid, nii ülesehituse kui ka korraldamismahu poolest, mispärast on ka korraldajale vajalikud oskused ja kogemus sessiooniti erinev. Pealegi toimub korraldamismeeskondades tihtilugu inimeste valdkondade kaupa spetsialiseerumine, mis tähendab, et sa ei peagi olema korraldamise-Superman ja omama ülevaadet kõigest ja kõigist ;)
Ainuke kindel nõue sulle, kes sa tahad korraldada, on tahtmine!
Peakorraldajaks kandideerimisel aitab sind kindlasti see, et oled:
- osalenud delegaadina vähemalt kahel sessioonil;
- olnud rühmajuht või ajakirjanik – see aitab sul mõista ja ette näha nende vajadusi;
- omad korraldamiskogemust mõnelt varasemalt sessioonilt.
Nii või teisiti, ära hoia oma korraldamissoovi vaka all, vaid jaga seda!
Korraldusmeeskonna kinnitamine
Nii sessiooni pea- kui ka teised korraldajad kinnitab TENi juhatus.
Peakorraldajalt eeldatakse suuremat kompetentsi korraldamise alal kui ülejäänutelt - peab ju tema omama ülevaadet kõigist sessiooniga seotud küsimustest ning ette nägema võimalikke probleeme ja oskama nendega toime tulla.
Korraldajaks saamise soove lükatakse tagasi haruharva (kui sedagi), seega kujuneb korraldamismeeskond üldjuhul kõigist sooviavaldanutest. Siiski tuleb arvestada, et korraldusmeeskonnal on harva vajadus enam kui viie liikme järele – hea tööjaotuse puhul on see isegi suure sessiooni puhul optimaalne arv!
Juhatuse sekkumine korraldustöösse
Juhatus sekkub nii vähe kui võimalik ja nii palju kui vajalik. Kuna juhatus on kokkuvõttes ametlik vastutaja, siis peavad nad ka võimalikult palju kursis olema korralduse käekäiguga. Selleks on juhatuse poolt määratud üks juhatuse liige vastutama ja koordineerima sessiooni – nn tugiisik. Korraldusmeeskonda esindab suhtlemisel vastava juhatuse liikmega peakorraldaja.
Sessiooni planeerimist alustades teeb vastav juhatuse liige korraldusmeeskonnale ülevaate senisest olukorrast: olemasolevad ressursid, kokkulepped, juhatuse nägemus.
Selleks, et juhatust jooksvalt kursis hoida korraldusmeeskonna tegemistega, tuleb kokkulepitud ajaks esitada:
- korralduse ajakava (mis ajaks mida teha planeeritakse, millised on tähtajad – kõik see nii täpselt, kui võimalik);
- esialgne eelarve (siis, kui on selgunud suuremad kulu- ja tuluartiklid).
Juhul kui korraldusmeeskonnal on oma postiloend, tuleks sinna lisada ka vastav juhatuse liige. Sama kehtib ka presidendi kohta.