Sessiooni ajakava
Allikas: TENi teadmistepank
Sisukord |
Sessiooni algus ja lõpp
Sessiooni algus- ja lõpuaja paikapanemisel on määrava tähtsusega järgmised tegurid:
- Mis kell on võõrustav kool valmis sessioonilisi vastu võtma ja oma ruumid vabastama?
- Kui delegaate on teistest linnadest, siis mis kell nad kohale jõuda saavad?
- Mis kellaks soovib võõrustav kool hoone vabastamist sessiooniliste poolt, et see järgmiseks tööpäevaks korda seada?
- Kui delegaate on teistest linnadest, siis mis kell nad hiljemalt lahkuda saavad, et õhtuks koju jõuda?
Alles sellest lähtuvalt võid mõelda, kui pikk oleks sinu poolt delegaatidele pakutav programm. Sessiooni ei tohi planeerida arvestamata delegaatide saabumise ja lahkumise aegu. Siiski, tea et üksikud hilinejad-varemlahkujad ilmuvad nagunii.
Osalejad peavad jõudma hoonesse pool tundi enne avamist, kui soovid, et avamine ei hilineks.
8-reegel
"8-reegel" on sisult lihtne: komiteetööks peab, pausid mahaarvatud, jääma vähemalt 8 tundi ning magamiseks samuti kaheksa. Ülejäänud 8 tundi ongi sinu mängumaa, kuhu mahuvad söögiajad, kohvipausid, töötoad, õhtune programm jms – täida see!
Toomas Roolaid ütles kunagi (Jõhvi sessioonil 2002. aasta aprillis), et õhtuprogrammi eesmärk on delegaadid nii ära väsitada, et nad öösel magavad ja endale ise tegevust ei hakka otsima. Tõsi. Samas tuleb jälgida, et delegaadil oleks võimalus oma 8 ausat unetundi ära magada. See tähendab, et õhtuprogrammi kohustuslik osa kestab kuni maagilise kellaajani, mil äratuseni on jäänud 8 tundi, ja sealt edasi on programmis osalemine vabatahtlik.
"Vabatahtlik" õhtuprogramm aga peab olema planeeritud nii pikalt, kuni osalejad sõna otseses mõttes magama vajuvad – vaid see garanteerib sulle rahuliku öö, kus pole igavusest probleeme tekitavaid delegaate.
Sessiooni söögiajad
Hommikusöögi aja valimisel ei ole probleemi: see on praktiliselt kohe pärast äratuskella. Lõunasöök peab jääma ajaliselt hommiku- ja õhtusöögi vahele umbes keskele – kui see pole võimalik, siis pigem pisut varem, kui hiljem (hommikusöök on üldjuhul vähemtoitev ja nälg kiirem tulema). Õhtusöök ei tohi kindlasti olla varem kui 19 õhtul, pigem isegi hiljem, vastasel juhul tekib osalejatel õhtuprogrammi venides vajadus lipata lähemasse 24h poodi "näksimist" tooma.
Söögipauside pikkus ei tohi olla lühem kui 30 minutit, kuid pole ka vajadust planeerida pikemaks kui tund. Hommikusöögiks kulub üldjuhul pisut vähem aega kui lõunaks ja õhtusöögiks.
Kui söögikordi ei serveerita lauale, vaid igaüks võtab oma portsu järjekorras seistes, püüa inimeste sööklasse tulemise aeg hajutada (pikkade sabade vältimiseks):
- hommikusöögi serveerimise aeg jäta nii, et delegaat võib ise valida, kas ta läheb pesema enne või pärast sööki – see vähendab ummikuid ka duširuumis;
- lõuna- ja õhtusöögile võidaks saabuda komiteede kaupa.
Viimasel juhul arvesta ka, et söögipausile kuluv aeg on pikem.
Reedel, sessiooni esimesel päeval lõunasööki pakkuma ei pea. Küll aga pühapäeval, juhul kui sessioon lõppeb peale kella kahte (v.a juhul, kui kõik osalejad on sama linna elanikud).
Sessiooni kohvipausid
Kohvipausid annavad komiteele võimaluse puhata ja end värskendada. Neid võib korraldada ise, aga saab ka tellida vastava teenuse toitlustajalt. Isekorraldamine ei ole keeruline, aseta vaid küpsised, puuviljad ja morss/tee/vesi laudadele mingisse ruumikasse kohta ning teavita sellest kõiki sessioonilisi.
Kohvipaus on vajalik esimesel päeval teambuildingu ajal, kui just õhtusöök väga varajane pole – teambuilding teeb kõhud ruttu tühjaks. Alati on hea teha õhtusnäkk südaöö ajal.
Komiteetöö vahel on vajalik teha kaks kohvipausi: üks hommiku- ja lõunasöögi vahel, teine lõuna- ja õhtusöögi vahel. Kui delegaate on palju, koosta komiteedele kohvipauside jaoks erinevad ajakavad, et vältida "inimummikuid".
Õhtusnäkk
Õhtusnäkk on sisuliselt öine kohvipaus.
Kuna sessioonide päevakava on tihe ja teambuilding venib tavaliselt hiliste öötundideni, siis väsivad osalejad kiiresti ning südaöine kohvipaus võetakse vastu ületamatu rõõmuga. Kui õhtusöögist on üle jäänud võileibu, pirukaid, puuvilju või muud söödavat, siis võib seda õhtusnäkiks pakkuda - sel ajal kaovad need kui nõiaväel!
Peaassamblee kestus
Peaassamblee kestus oleneb resolutsiooni ja debati formaadist ehk sellest, kui palju aega kulutatakse igale komiteele (+ pausid).
Traditsioonilise EYP resolutsiooni puhul näeb ühele komiteele maksimaalselt kulutatav aeg välja nii:
| operatiivklauslite ettelugemine | 3 min |
| kaitsekõne | 3 min |
| ründekõne(d) | 3 min |
| informatsiooni täpsustamine | 3 min |
| avatud debatt | 20 min |
| lõpukõne | 3 min |
| hääletamine | 5 min |
See teeb kokku maksimaalselt 40 minutit ühe komitee kohta, kuid teades, et kõnedele võib kuluda ka mõnevõrra vähem aega, võib arvestada ka 35-ga. Olenevalt formaadist ja korraldajate nägemusest võib kõiki nimetatud aegu muuta soovidele vastavalt.
10-minutiline vaheaeg peab olema iga kahe komitee tagant, vastasel juhul muutuvad osalejad lojuks ja tähelepanu hajub.
Liida igale komiteele kulutatav aeg ja vaheajad ning saadki teada peaassamblee kestuse.
Sessiooni ajakava näidis
Kõige lihtsamalt lahti kirjutatud ajakava võiks väikese sessiooni puhul (umbes 50 delegaati) välja näha selline (eeldusel, et sessioon on 3-päevane):
Reede 16.00 sessiooni avamine 16.45 teambuilding & icebreaking 19.00 õhtusöök 19.45 teambuilding & icebreaking 22.00 õhtune programm Laupäev 08.30 hommikusöök 09.00 komiteetöö 13.45 lõuna 14.30 töötuba/paneelsessioon 16.00 komiteetöö 19.15 õhtusöök 20.00 õhtune programm Pühapäev 08.30 hommikusöök 10.00 peaassamblee 14.00 lõuna 14.30 sessiooni lõpetamine