Sessiooni eelarve
Allikas: TENi teadmistepank
Sisukord |
Sessiooni eelarve
Täpset ülevaadet eelarvest on vaja nii TENile endale kui ka neile, kellele TEN rahade kasutamisest aruandeid peab esitama: toetajad, Maksuamet.
Eelarve koostamisel ja hilisemal aruandlusel on Sinu lahutamatuks abiliseks TENi juhatuse poolt määratud inimene, kes tegeleb finantsasjadega: omab ligipääsu TENi arvetele, TENi pangakaarti, esitab aruanded raamatupidajale, kogub sessiooni lõppedes Sinu käest kõik kuludokumendid.
Eelarvesse kantakse kõik TENi kulutused sessiooniga seoses olenemata sellest, kas arve maksis otse TEN või maksis korraldaja, kellele TEN hiljem kulutused kompenseeris.
Sessiooni põhilised kuluallikad
Üldjuhul tuleb arvestada järgmiste kulutustega:
(see on näide, täpne nimistu kujuneb konkreetsest sessioonist ja vajadustest lähtuvalt)
- toitlustamine,
- transport,
- ruumide rent,
- kontoritarbed ja paber,
- puudujääv teambuilding´u varustus,
- trükkimis- ja paljundamiskulud,
- meened,
- telefoniarved (vaid sessiooniga seotu!),
- postikulud.
Sessiooni kulutuste eest tasumine
On sisuliselt kaks võimalust sessiooniga seotud kulutuste eest maksmiseks:
- asutus/ ettevõte kirjutab välja arve, mille tasub TEN ülekandega;
- korraldaja maksab ise, säilitab kuludokumendid ja pärast sessiooni TEN kompenseerib korraldaja kulutused tšekkide-arvete alusel.
Suuremad väljaminekud (toitlustus, transport jms) tasutakse reeglina ülekandega TENi poolt otse. Korraldajapoolne maksmine tuleb jutuks siis, kui on vajalik midagi kiireloomulist (nt pakk paberit, mis paljundamisel puudu jäi) ning pole aega ülekande sooritumist oodata.
Ülekandega tasumine käib reeglina nii:
- firma kirjutab välja arve TENi nimele,
- Sina annad arve inimesele, kes on juhatuse poolt määratud finantsasjadega tegelema, või teatad talle kauba nimetuse, summa, arve ja viitenumbri (ning hoiad arve alles),
- tema sooritab ülekande,
- Sina lähed kaubale järele.
Erandjuhus on telefoniarved – ei ole kindlalt väljakujunenud viisi nende kompenseerimiseks, iga sessiooni puhul tuleb TENi juhatusega eraldi kokku leppida.
Reeglid arveldamisel
Esimene, puust ja punaseks tehtud reegel on see, et iga kuludokument tuleb alles hoida! Ükskkõik, millele raha ka ei kulunud, alati tuleb küsida tšekki või arvet. Kui firma mingil põhjusel keeldub seda tegemast (mis on, muideks, ebaseaduslik), tuleb pöörduda mõne teise firma poole või kontakteeruda TENi finantsasjadega tegeleva inimesega.
Tšekile või arvele tuleb alati küsida firma pitsatit – vaid sellised kuludokumendid on aruandluse jaoks korrektsed.
Arve on eelistatum kui tšekk – kassaaparaadist trükitud tšekid kipuvad aja jooksul nii tugevasti kuluma ja pleekima, et aruandluse esitamise ajaks võib tšeki asemel alles jääda vaid tühi leht.
Arvega ostma minnes pea meeles või kirjuta enda jaoks paberile TENi kontaktandmed, mille alusel arve välja kirjutatakse – leiad need TENi koduleheküljelt “Mis on TEN” -> “Kontaktandmed”. Sügis 2005 seisuga on need:
MTÜ Tegusad Eesti Noored
reg. nr: 801 61 668
aadress: Jõe 7 - 90, Tallinn 10151
arveldusarve: 102 200 240 27 017, SEB Eesti Ühispank
Sessiooni eelarvesse mittekuuluv
Rusikareegel on see, et kompenseeritavate kulutuste alla kuuluvad kõik asjad, mis on vahetult sessiooni korraldamisega seotud. Kui Sa pole mõne kulutuse suhtes päris kindel, küsi üle finantsasjadega tegelevalt inimeselt.
Kindlasti ei kuulu kompenseerimisele:
- sessiooni ajal, ent mitte selle tarbeks ostetud kaubad: ostsid endale lõunasnäkiks šokolaadi, sest sulle ei meeldinud pakutav lõuna;
- ilmselgelt üleliigsed või põhjendamatud kulutused: ostsid sessiooni ajal kasutamiseks mitusada krooni maksva Parkeri pastaka.
Sessiooni eelarve näidis
Eelarve planeerimisel tuleb olla realistlik ja täpne, ent komakohtadeni õiget eelarvet ei saa kokku panna enne, kui üritus lõppenud ja kokkuvõtted tehtud – seepärast võib planeeritav eelarve olla võrdlemisi üldine.
Arvesta, et sessiooni jooksul võib ilmneda ettekavatsemata kulutusi (paberi puudujääk, katkine aken jm), mille tarbeks on hea, kui eelarves mänguruumi jagub.
Toitlustamisele kuluva summa arvutamiseks:
- uuri iga söögikorra hind,
- arvuta, mitu söögiaega sessiooni sisse mahub (üldjuhul 6: reedel õhtusöök, laupäeval 3 söögikorda, pühapäeval hommikusöök ja lõuna),
- arvuta ühele inimesele kuluva söögi maksumus,
- korruta viimane inimeste arvuga (ära unusta arvestamast rühmajuhte, ajakirjanikke ja korraldajaid!)
Rusikareegel: tulusid peab olema sama palju kui kulutusi.
Kulud
- Toitlustus (75 x 100 kr/in) 7500
- Ruumide rent 2000
- Kontoritarbed, postikulu jm vahendid 1500
- Transport 1000
- Joogid, suupisted sponsorlus
- Meened 1000
Kokku: 13000
Tulud
- Osavõtumaksud (50 x 150 kr/in) 7500
- X linnavalitsus 3000
- Y fond 2500
Kokku: 13000
Sessiooni osavõtumaks
Osavõtumaksu suurus oleneb sellest, kui palju sessiooni kuludest on võimalik katta sponsorite toetusest – kõik ülejäänu tuleb katta osavõtumaksude arvelt.
Reeglina on osavõtumaks enam-vähem võrdunud ühe inimese toitlustamisele kuluva summaga või olnud sellest pisut kõrgem, orienteeruvalt 100-150 krooni. Ka siis, kui sessioonil on palju toetajaid, ei tasu osavõtumaksu oluliselt madalamaks muuta, pigem tuleks nö „vaba raha“ suunata lisavõimalustele: sessiooni sümboolika (kleepsud, pastakad), huvitavate workshop´ide korraldamine jms.
Rühmajuhtidelt ja ajakirjanikelt osavõtumaksu küsimisel ei ole selget poliitikat – kõik oleneb sessioonist. Üldjuhul on rühmajuhid ja ajakirjanikud olnud vabastatud osavõtumaksu tasumisest (või teinud seda vaid osaliselt), kuid kandnud ise oma transpordikulud.