Sessiooni korraldajate tööjaotus
Allikas: TENi teadmistepank
Sessiooni korraldajate tööjaotuse vajalikkus
Sinu ja Su meeskonna ülesanne on korraldada sessioon nii, et kõik, mis vajalik, saab tehtud. Ka siis, kui ajakava ja tööjaotus on põhjalikult läbi mõeldud, esineb üllatusi kiiresti lahendamist vajavate probleemide näol – mida põhjalikumalt on tööjaotus paika pandud, seda väiksem on selliste üllatuste tõenäosus!
Praktika on näidanud, et läbimõtlemata tööjaotuse puhul kipub vastutus ja koormus korraldajate vahel väga ebaühtlaselt jaotuma: keegi on sessiooni lõpuks sisuliselt „laip“, teise jaoks tähendas korraldajaks olemine ohtrat muusika kuulamist ja staabis puhkamist.
Põhjused ei seisne vaid inimese töökuses või laiskuses, vaid mujal: initsiatiivis. Osad lahendavad probleeme omaalgatusel, teised vajavad kellegi käsku või suunamist. Kui probleeme ja „eikusagilt“ kerkivaid ülesandeid on palju, võtavad initsiivikamad need automaatselt oma õlgadele.
Jälgi, et korraldusmeeskonna liikmed oleks ühtlaselt koormatud!
Sessiooni korraldajate vaheline infovahetus, selle kanalid
Sessiooni ettevalmistamise perioodil on Internet peamisi ühenduse pidamise vahendeid. Interneti kaudu info vahetamiseks on erinevaid viise:
- E-kirjad. Sel juhul tuleb meeles pidada „Kellele“ reale kõigi korraldajate aadressid lisada.
- Postiloendi võimalusi leiad Internetis erinevate teenusepakkujate kaudu ka tasuta – siis tuleb meeles pidada vaid postiloendi rühma aadress, kõigi korraldajate aadressidele saadab e-kirja postiloendi programm ise.
- Foorum on mugav kasutada ten.ee keskkonnas: korraldajatele mõeldud info jaoks teeb veebimeister vaid korraldajatele avatud foorumirühma, ülejäänute silmadele sobivaid teemasid saab arutada ka üldfoorumis.
Vaatamata Interneti mugavusele ei tohi alahinnata koosolekute tähtsust! Korraldajana oled Sa mitte lihtsalt töömesilane, vaid head seltskonda ja tunnustust vajav inimolend – kasuta teiste korraldajatega koosolemise aega ka naermiseks, ajaviiteks; nii, et seltskonnast saab suure tähega Meeskond!
Sessiooni korraldajate koosolekute vajadus sessioonil
Korraldajate koosolekuid tuleks korrata regulaarselt läbi sessiooni, et vältida nn peataolekut. Koosolek on koht, kus:
- võetakse kokku, mis on toimunud: õnnestumised, probleemid;
- vaadatakse üle eesolev ajakava ja kas sellesse on vajalik sisse viia muudatusi;
- jagatakse ülesanded ja vastutusalad;
- korraldajad võivad ülejäänud sessioonilistest eralduda, et võtta hetk iseenda jaoks. Ka Sinul on omad mured ja rõõmud – jaga neid ning kuula ka teiste omi!
Korralised koosolekud peavad toimuma igal õhtul. Koosolekuks tuleb varuda ca poolteist tundi aega, mille jooksul kõik meeskonna liikmed saavad kohal viibida ning neil pole muid lahendamist vajavaid ülesandeid.
Ootamatuste puhul võib teha ka erakorralisi koosolekuid olenevalt vajadustest ja olemasolevast ajaressursist.
Ülesannete jagamine sessiooni korraldajate vahel
Sessiooni ajal on korraldajate koosolekud lihtne ja operatiivne vahend tööülesannete jagamiseks – küll aga võiks koosolekutel jagada vaid sessiooni ajal esilekerkinud ülesandeid (usu, neid tuleb palju!), kõik juba enne sessiooni teada olnu peab olema detailideni läbi räägitud enne sessiooni!
Koosta iga korraldaja individuaalne ajakava, kus lisaks sessiooni üldisele programmile (sellele, mida näevad sessioonil osalejad) on kellaaegadeni lahti kirjutatud, kes mis ajal kus olema peab. Näiteks:
14.00 Sea aulas toolid korda avamistseremooniaks, kontrolli mikrofonid ja kõlarid, pane välja TENi lipp
14.30 Palu mööda maja liikuvatel delegaatidel minna aulasse, tee sama rühmajuhtide ja ajakirjanikega
15.00 AVAMISTSEREMOONIA. Kontrolli, kas kõigil rühmajuhtidel on vajalikud võtmed
15.45 TEAMBUILDINGU ALGUS. Pane koos Mari ja Jüriga üles mängupõhjad: 1) ämblikuvõrk 2. korruse koridori, 2) twister fuajeesse, 3) soo 3. korrusele
Ülevaade sessiooni korraldajate ülesannetest
Sessiooni ajal peaks iga korraldaja kaustas olema lisaks tema enda tööülesannete lehtedele (eelpool äramärgitud detailne ajakava) kaaskorraldajate omad – nii teab iga korraldaja, kust ülejäänusid leida.
Et mappi pidevalt kaasas kanda poleks vaja, tee tööülesannete tabel suurel plakatil ka staabi seinale.
Riputa hoone välisukse juurde tabel, kuhu saab märkida, kas inimene on majas või mitte (kasuta post-it märkmepabereid). Ära unusta oma nime hoonest lahkudes või sellesse sisenedes ümber tõsta!
Tee staabi seinale plakat, millel on kõigi korraldajate, rühmajuhtide ja ajakirjanike telefonimbrid juhuks, kui on vajadus nendega kiiresti ühendust võtta.
Komiteede isiklikud korraldajad sessioonil
Operatiivne info, mis komiteede, rühmajuhtide või ajakirjanikeni jõudma peab, olgu organiseeritud. Kui igale komiteele on määratud isiklik korraldaja (korraldaja võib vastutada mitme komitee eest), on kindel, et vajalik info ka kõigini jõuab.
Komiteeruumi EI TOHI ette teatamata sisse astuda! Koputa vaikselt, pista nina sisse ja kui rühmajuht annab märku sisseastumiseks, tee seda. Kui mitte, küsi, millal uuesti tulla võid, ja lahku.
Riputa komiteede ustele ümbrikud, kuhu juhul, kui komitee liiga hõivatud on, vajalik info jätta – kui infoleht ümbrikus, pane ümbrikule post-it märkmepaber, et rühmajuht teaks infolehte otsida.