Sessiooni planeerimine
Allikas: TENi teadmistepank
Viis tähtsat küsimust
Millest algab sessioon? Õige vastus: planeerimisest.
Viis küsimust, milleta ükski sessioon korralduma ei tohi hakata:
- Miks ma tahan sessiooni korraldada?
- Kelle jaoks ma tahan korraldada? (sihtgrupp)
- Millal sessioon toimuma peaks?
- Kus see toimuma peaks?
- Millisena ma sessiooni näha tahan?
Vasta neile küsimustele nii üksi kui ka kogu meeskonnaga, leides oma soovides nii ühisosa kui ka erinevusi – nii on sul ettekujutus meeskonna soovidest tervikuna.
Need küsimused vastatud, pöördu TENi juhatuse poole ja räägi neile oma plaanist (kui sa seda juba teinud pole) - neile kindlasti meeldib su initsiatiiv. Võimalik isegi, et TENil on rahalisi vahendeid, millega su ideele kohe roheline tuli anda. Samas on aga võimalik, et tuleb alles alustada toetajate otsimist.
Sessiooni sihtgrupi valimine
Üldjuhul osalevad TENi sessioonidel 10.-12. klassi õpilased - gümnaasiuminoored. Rühmajuhtimise ja korraldamise praktika on kujunenud sellest asjaolust lähtuvalt, sest põhikooliealisi osaleb sessioonidel harva ja üliõpilased täidavad tavaliselt rühmajuhi/ajakirjaniku/korraldaja ülesandeid.
Põhikooliealistele sessiooni korraldamisel tuleb silmas pidada, et rühmajuhtidele on see väljakutse - need noored suhtuvad teambuildingusse teistmoodi, väsivad komiteetööst ruttu ja on korraldajate soovide-manitsuste suhtes kiuslikumad. Sellise sessiooni korraldamine nõuab topeltettevaatust, suurendab vastutust ning vajab põhjalikumat läbimõtlemist. Korraldajameeskond peab olema kogenud.
Üliõpilassessioonide kogemus TENis puudub, kuna selle vanuserühma kaasamine eeldaks pisut teistsugust formaati, et neis huvi äratada.
Osalejate arvu planeerimisel uuri, kui palju on selles piirkonnas koole, kus on sessiooniealisi õpilasi. Arvesta, et kindlasti on koole, kes ei soovi osaleda – planeeritud osalejate arv peab olema võimalikult realistlik. Mõtle, millised on varuvariandid, kui osalejaid registreerib soovitust vähem: kas oled valmis kaasama mõne teise piirkonna noori? Kas see on võimalik?
Sessiooni toimumisaja valimine
Ära planeeri sessiooni lähemale kui kolm kuud! Asju, mis tegemist vajavad, on rohkem kui sa arvatagi oskad. Seda iseäranis siis, kui raha/toetajate leidmine ootab alles ees.
Kolmepäevane sessioon toimub traditsiooniliselt reedest pühapäevani, kuna muul ajal on osalejad hõivatud õppetööga ja koolid ei saa ruume kasutada anda.
Suvise sessiooni puhul ei ole nädalapäev enam nii oluline, kuna õpilased on nii kui nii suvevaheajal. Küll aga lihtsustab puhkepäevade valik nende tenide elu, kes juba tööl käivad – nädala sees on keeruline päeva vabaks võtta.
Mõtle, kas sessiooni lähedusse jääb koolivaheaegu:
- koolivaheajast järgmine nädalavahetus on keeruline aeg sessiooni korraldamiseks, sest koolivaheajal, s.o eelviimasel nädalal enne sessiooni on peaaegu võimatu kontakteeruda nii kooliesindajate kui ka delegaatidega;
- koolivaheaja viimane nädalavahetus on pisut ebamõistlikum kui esimene variant - kontaktivõimaluse "must auk" jääb sessioonieelsesse nädalasse, mil väga palju asju vajab veel korraldamist ning õpilased ei soovi ka oma vaheaega sessioonile raisata;
- vaheaega hõlmavast sessioonist on vaheaja esimene nädalavahetus parim - ei teki kontakti kadumist ja kooli korrastamine võib kokkuleppel juhtkonnaga ka esmaspäeval toimuda. Küll aga tuleb arvestada, et kooli viimasel päeval võidakse panna välja hindeid ja delegaadil puudub võimalus end koolist varem vabaks küsida.
Talvevaheaeg sessiooniks ei sobi: jõulupühad ja aastavahetus veedetakse pere seas. Kõne alla võib tulla vaid tenidele suunatud üritus.
Püüa valida aeg nii, et sessiooni sisse ei jääks riigipühi.
Ka tuleb jälgida, et samal ajal ei toimuks mõne teise noorteühenduse üritus, mis kaasab sama sihtgruppi (nt Väitlusselts) – see tekitab tarbetut peavalu mõlema ürituse korraldajaile.
Arvesta ülikooli eksamisessiooni (jaanuari ja juuni algus) ning keskkooli riigieksamitega (maist juunini) - ülikooli eksamisessioon raskendab tudengitest rühmajuhtide, korraldajate ja ajakirjanike kaasamist ning riigieksamid 11.-12. klassi õpilaste osalemist ja tekitab õpetajaskonnas pahameelt.
Sessiooni aeg otsustatud, võiksid sellest teistele sama sihtgruppi kaasavatele noorteühendustele teada anda – siis oskavad ka nemad oma tegemisi planeerida.
Korraldamise tegevuskava planeerimine
Eespool sai juba mainitud, et sessiooni korraldamisega tuleb tegelema hakata vähemalt kolm kuud enne sessiooni toimumist. Vältimaks olukorda, kus sa kaks nädalat enne sessiooni avastad, et kutsedki pole veel koolidesse jõudnud, on vaja tegevuskava hoolikalt läbi mõelda. Siin on mõned näpunäited, kuidas seda kõige lihtsam oleks teha:
- esmalt loe läbi korraldamisega seotud teemad teadmistepangas, et natukene aimu saada sellest, missugused ülesanded ja tööd sind ees ootavad;
- seejärel kasuta nn tagurpidi planeerimise nippi: kui sessioon algab X kuupäeval, siis mõtle tagant ettepoole, mis ajaks (hiljemalt!) on sul vaja teada täpset osalejate arvu ja inimeste nimesid, mis ajaks on vaja inimesed komiteedesse jagada, mis ajaks tuleb kutsed välja saata, millal tuleb teemad ära kinnitada, millal tuleb rühmajuhtide ja ajakirjanike konkurss välja kuulutada, millal on vaja president ära kinnitada, mis ajaks peab kool olemas olema, jne jne jne;
- pane see kõik nii hoolikalt kirja, kui võimalik - see on garantiiks, et kõik õigel ajal tehtud saab;
- edaspidi on lihtne selle kava alusel jagada korraldajatevahelisi vastutusvaldkondi ja täpsemaid tähtaegu seada.
Korraldamise tegevuskava näidis
See tegevuskava on võetud TENi XIII regionaalsessiooni (Tallinn 2006) korraldajatelt.
Sessioon toimub 17.-20. märts 2006 Jaanuari algus - 1. Patroon; 2. Osalevate koolide nimekiri Jaanuari keskpaik - teemad teada 13.01. - koolikandidaatidega räägitud 14.01. - Martinile oma eelarve-asjad edastada 29.01. - päevakava valmis 31.01. - 1. kooliga leping sõlmitud; 2. eelarve valmis veebruari algus - workshopid ja eksperdid kindlad; KUULUTAME SESSIOONI VÄLJA KA 01.02. - 1. kodulehekülje põhi valmis; 2. teemade lõplik sõnastus + läbiv teema teada 03.02. - kutsed ja plakatid postitatud 10.02. - sessiooni formaat paika 17.02. - 1. koolidelt kinnitus (mitu kohta vaja); 2. algab kodulehekülgel registreerimine 17.02. – 24.02. - editoride konkurss 17.02. – 03.03. - chairi- journokonkurss 26.02. - editor olemas, kinnitatud 28.02. - koolidelt raha üle kantud 05.03. - chairid-journod valitud 06.03. - 1. kõik tegelased teada, kodukale kirja; 2. kaustade sisu valmis 10.03. - 1. charide temavalikud teada, kodukale üles + pildid; 2. registreerimine kinni 12.03. - kontoritarbed + esmaabitarbed ostetud 14.03. - delegaadid saavad teada oma teemavaliku 15.03. - nimesildid ja kaustad ja tänukirjad korras Millalgi enne sessiooni - peaorgade, presidendi, editori kokkusaamine
Teemade kaupa Kool 13.01. – koolikandidaatidega räägitud 31.01. – kooliga leping sõlmitud Edaspidi aktiivne suhtlus kooli kontaktisikuga! Delegaadid Jaanuari algus – koolide nimekiri 03.02. – kutsed + plakatid postitatud 17.02. – koolidelt kinnitus (mitu kohta vaja); algab kodukal registreerimine 28.02. – koolidelt raha üle 10.03. – registreerimine KINNI 14.03. – delegaadid saavad oma teemavaliku teada Sessiooni sisu Jaanuari algus – patroon Jaanuari keskpaik – teemad teada 29.01. - päevakava valmis veebruari algus – workshopid ja eksperdid kindlad 01.02. – teemade lõplik sõnastus (samuti ka kodukale) + ametlik läbiv teema teada 10.02. – sessiooni formaat jms täpselt paika Veeeel! 14.01. – Martinile oma soovid raha suhtes edastada 31.01. – eelarve valmis! 01.02. - kodulehekülje põhi valmis 06.03. – kaustade sisu valmis 12.03. – kontoritarbed + esmaabitarbed ostetud 15.03. – nimesildid ja kaustad ja tänukirjad korras Asjapulgad 17.02. – 24.02. – editoride konkurss 17.02. – 03.03. – chairi- journokonkurss 26.02. – editor olemas, kinnitatud 05.03. – chairid-journod valitud 06.03. – kõik tegelased teada, kodukale kirja 10.03. – chairide teemavalikud teada, kodukale üles Enne sessiooni peaorgade, presidendi, editori kokkusaamine.
Korraldajate tööjaotus Helen – delegaadid ja registreerimised Martin – eelarve jms Mari-Liis – rühmajuhid-ajakirjanikud, patroon Klairi – toitlustus (k.a. kohvipausid) Ellen – toitlustus (k.a. kohvipausid), delegaadid Karl – tehnika (rahuldab ka meediatiimi tehnilisi vajadusi) Olga – õhtune programm Mariliis – õhtune programm
Delegaatide ja komiteede arvu valimine
Sa pead olema otsustanud, mis sihtgrupile sa sessiooni korraldad. Näide: otsustasid korraldada sessiooni Pärnumaa eesti keelt kõnelevatele keskkoolinoortele.
- Esimese asjana pead välja uurima, kui palju on Pärnumaal eestikeelseid koole, kus õpivad ka 10.-12. klassi õpilased (sinu sihtgrupp).
- Koolide nimekiri ees, korruta see arv delegatsiooni suurusega (mitu inimest igast koolist osaleb).
- Arvesta, et heal juhul õnnestub sul neist osalema meelitada 80%, halvemal juhul vaid kolmandik.
- Uuri samas piirkonnas tegutsevaid noorteorganisatsioone või –keskusi, mille kaudu oleks samuti võimalik osalejateni jõuda – huvijuht või kooli sekretär ei pruugi olla parim viis aktiivsete noorteni jõudmiseks.
See info käes, püüa hinnata osalejate arvu, keda sul kaasata õnnestub.
Komitee suurus peab jääma vahemikku 6-10 inimest – jagades osalejate arvu komitee suurusega saadki komiteede arvu.
Sessiooni toimumiskoha valimine
Sessioon peab toimuma kohas, mis on osalejatele võimalikult hõlpsasti ligipääsetav. Ühe kindla maakonna noortele mõeldud sessioon võiks toimuda maakonnakeskuses, millel on hea bussi- või rongiühendus kõigi osalejate kodukohtadega.
Tartumaa sessiooni Piirisaarel teha pole mõtet, harjumaalasi Abrukale viia samuti mitte (välja arvatud juhul, kui on plaanis suurejooneline eksklusiivne sessioon, millel on rahakad toetajad).
Toimumiskoha valimisel saab üheks tähtsaimaks piiride seadjaks olemasolev raha.
Sessiooni majutava kooliga kontakteerumine
Lihtsaim on kasutada mõne selle kooli õpilase abi, kui ta korraldajatiimis on, kuid ka ilma on võimalik.
Leia kooli kontaktandmed ning lepi kokku aeg direktoriga kohtumiseks. Kohtumisele minnes pane kõik küsimused, mis vastamist vajavad, paberile kirja; niisamuti ka vastused, mis saad – selliste kohtumiste käigus kipuvad asjad ununema.
Võta trükitud kujul kaasa TENi tutvustavat materjali, mille saad direktorile anda, et säästa teda TENi koduleheküljel ise vajalikku otsimast. Selleks võiksid olla:
- TENi tutvustus (leiad selle koduleheküljelt "Mis on TEN" menüüst);
- TENi arengukava (selle sissejuhatus on vahest isegi parem kui "Mis on TEN" kategooria tutvustav tekst);
- juba toimunud ürituste nimekiri (kus on märgitud ka toimumiskohad-koolid, et direktor soovi korral nendega kontakteeruda võiks).
Tutvusta kooli direktorile (või kui sind kellegi teise juurde suunatakse, siis talle) planeeritavat sessiooni. Ära unusta tutvustamast:
- lühidalt kolmepäevast formaati ja tegevusi;
- TENi kogemust sessioonide korraldamisel (üle mitmekümne ürituse);
- nimekaid toetajaid (leiad selle koduleheküljel "Mis on TEN" menüüst).
Sessiooni majutava kooli tingimused
Kindlasti tuleb sul uurida:
- kas kool on nõus sessiooni majutama;
- kui suur on ruumide rent;
- kas on olemas toitlustamise võimalus ja selle hind;
- kas saab kasutada kooli tehnikat (arvutiklass, kõlarid, mikrofonid – ka öösiti!);
- kas tehnika kasutamine maksab midagi;
- kas on olemas printimise ja paljundamise võimalus (ka öösiti!);
- võimalike ruumide nimekiri (komiteeklassid, magamisruumid, pesemisruumid, saal, aula) ja kasutamise tingimused;
- kas koolis saab majutada rühmajuhtide ja ajakirjanike koolitust päev enne sessiooni;
- öövalvuri või signalisatsiooni olemasolu;
- võtmete kasutamine (kas välisukse võtmed on ööpäevaringselt korraldajate käes);
- kas samal ajal on koolihoones teisi inimesi (trennid);
- muud tingimused ja piirangud.
Sessiooniks vajalike ruumide nimekiri
Arvatavasti tahab kooli esindaja teada, mis ruume sessiooniks täpselt vaja läheb ja kui kaua. Üldjuhul on nendeks:
| Ruum | Otstarve | Arv |
|---|---|---|
| Klass | komiteetöö, teambuilding | komiteede arv |
| Klass | magamine | Delegaatidele klass iga 20 inimese kohta + 1 rühmajuhtidele + 1 ajakirjanikele + 1
korraldajatele |
| Klass | staap korraldajatele | 1 |
| Aula | ühisüritused | 1 |
| Pesemisruumid | pesemine | 1 poiste + 1 tüdrukute |
| Tualetid | tualetioperatsioonid | vähemalt 1 poiste + 1 tüdrukute |
| Arvutiklass (+raadioruum) | ajakirjanike töö | 1 |
| Koridorid | teambuilding | vähemalt 4 eraldiseisvat koridori |
| Söökla | mitmesuguste roogade nautimine | 1 |
Paiguta magamisruumid võimalikult lähestikku. Kui võimalik, kasuta magamisruumideks korrust, kuhu ei jää komitee- ega muid ruume - nii saavad magadasoovijad rahu ja vaikust. Ka komiteeruumid tuleks paigutada üksteisega lähestikku, samale korrusele.
Ükski nimetatud ruumidest ei tohiks võimaluse korral esimesel korrusel olla! See lihtsustab sinu elu ja osalejate turvalisust, kuna puudub võimalus aknast välja ronida ja majaväliste jõukude tähelepanu äratab see ka vähem.
Ära unusta, et sessiooni erisustest lähtuvalt võib sul ka teisi ruume vaja minna. Mõtle sellele!
Lisaks ruumidele vajab teadasaamist ka teatud esemete kasutamise võimalus:
- arvutid – ööpäevaringselt;
- paljundusmasin ja printer – ööpäevaringselt;
- madratsid magamisruumidesse;
Sessiooni majutava kooli kontaktisik
Arvesta, et võõrustava kooli direktor ei pruugi sugugi ainuvõimalik kontaktisik olla - direktoril on arvatavasti käed-jalad niigi tegemist täis. Tõenäoliselt jääb koolipoolseks kontaktisikuks huvijuht, kuid selleks võib olla ka mõni õpetaja – kes täpselt selleks määratakse, oleneb koolist.
Peaassamblee toimumiskoha valimine
Peaassamblee ei pea tingimata toimuma sama kooli aulas. Lausa vastupidi - väljaspool kooli toimuv assamblee lisab sessioonile värvi ning assambleele endale ametlikkust.
Võimalike variantidena võib kaaluda linna-/valla-/maavalitsuse saale, kultuurikeskusi jms – peaasi, et ruum kõik osalejad probleemitult mahutab ja logistika liiga keeruline ei oleks.