Sessiooni väljakuulutamine
Allikas: TENi teadmistepank
Sessiooni väljakuulutamine
Kui kõik sessiooni väljakuulutamiseks valmis on, muutub võtmesõnaks infovahetus – see on see, mis tagab, et hästikorraldatud sessioon ka osalejaid võõrustama hakkab. Millised on esimesed sammud?
- osalevate koolide nimekirja valmides tuleb igasse neist saata paberkujul reklaam – lehed ümbrikusse ja mark peale. Tigupost, nagu öeldakse,
- võta koolidega telefonitsi ühendust, uuri, kes kooli esindajatest sessiooniga seotud küsimustega tegeleb (arvatavasti huvijuht),
- uuri, kas koolis õpib ka teisi TENi inimesi – nad võivad olla suureks abiks delegatsiooni kokkupanemisel,
- saada info TENi üldlisti ja ka muudesse noortega seotud infolistidesse, kui võimalik,
- sea üles sessiooni kodulehekülg.
Kutseid koolidesse saates võid kutsuda julgelt kolmandiku enam osalejaid kui tegelikult ootad. Kogemusele toetudes: kõik ei soovi osaleda niikuinii. Ära iial karda, et osalejaid liiga palju tuleb.
Viisid info levitamiseks:
- paberkujul kutse
- kutse e-kirjaga
- kodulehekülg Internetis
- artikkel ajalehes, koolilehes vm
- isiklikud kontaktid (kontaktisikud kutsutud koolides)
- info postiloendis (meililistis)
- plakat kooli seinal
- tutvustav CD
- jm
Vahel juhtub nii, et ümbrik Sinu saadetud infoga jääb sekretäri lauale ega jõua inimeseni, kes saaks kooli delegatsiooni moodustamisega tegeleda. Just seepärast ongi vaja nädal peale kutsete väljasaatmist kooli helistada, et uurida, kas info on kätte saadud, vastata tekkinud küsimustele.
Sessiooni kutsete tähtaeg
Kutsed peavad olema välja saadetud vähemalt kuu aega enne sessiooni.
Miks nii vara? Osalejate leidmine sessioonile on tihti väga probleemne – neid lihtsalt ei registreeri piisavalt! Seetõttu tuleb Sul korraldajana jätta endale piisavalt aega, et vajadusel osalejaid juurde leida. Määrava tähtsusega on sessioonile registreerimise tähtaeg.
Sessioonile registreerimise tähtaeg
Et nii toitlustus kui ruumide rent kui ka sessiooni ülesehitus üldiselt lähtub suuresti sellest, mitme osalejaga on arvestatud, on tähtis selle arvu osalejate meelitamine sessioonile. Võib öelda 90% kindlusega, et Sul tekib probleeme selle arvu inimeste leidmisega – seda tõestab iga järgnev TENi üritus.
Kui registreerimise tähtaega pole seatud, on sul keeruline omada ülevaadet oodatavast osalejate arvust, kuna nad võivad end registreerida ka päev-paar enne sessiooni algust. Kui tähtaeg seatud, saad Sa liiga vähese või, vastupidi, suure osalejate arvu puhul operatiivselt tegutseda: esimesel juhul uusi osalejaid juurde kutsuda või, teisel, tekitada juurde komiteesid.
Esimene registreerimise tähtaeg olgu seatud vähemalt 2 nädalat enne sessiooni.
Kui osalejaid on liiga vähe, kuuluta välja uus registreerimine: laienda kutsutavate koolide ringi. Uus registreerimise tähtaeg sea 1 nädal enne sessiooni.
Sessioonile kutsutud kooliga ühenduse pidamine
Kui tead, et kutse on kooli kohale jõudnud ning selles tegeletakse osalejate leidmisega, kuid registreerimise tähtaja saabudes ei ole endast märku antud, ära istu, käed rüpes: helista kooli esindajale, tuleta end meelde, küsi, kas on ehk tekkinud probleeme või küsimusi.
See on Sinu huvides, et kool oma esindajad sessioonile saadab – tegele sellega!
Sessioonile registreerunud delegaatidega ühenduse pidamine
Vähemalt nädal enne sessiooni algust tuleb saata delegaatidele informatiivne e-kiri, kus on pikemalt kirjas organisatsioonilised iseärasused, mida esimese kutse saatmisel võib-olla veel teada ei olnud. Sama info tuleb kahtlemata üles panna sessiooni kodulehele, kuid ainult sellele lootma jääda ei saa – mõni ei jõuagi enne sessiooni algust kodulehele.
Millist informatsiooni sessioonist teavitav kiri sisaldama peab?
- Kuidas sessiooni toimumise paika kohale jõuda (detailselt selleni, kuidas kooli välisuks üles leida);
- vajalikud riided teambuilding'uks (eriti, kui aastaaeg lubab väljas olla!), komiteetööks, peaassambleeks, vajadusel vahetusjalanõud;
- meeldetuletus muude vajalike aksessuaaride kohta: magamiskott, magamisalus, hügieenitarbed, kirjutusvahendid;
- selgitavad detailid osavõtumaksu kohta, et need, kes peavad sularahas kohapeal tasuma, seda ei unustaks;
- kontaktandmed, kellega küsimuste puhul ühendust võtta tuleb;
- … ja kõik muu, mis veel vajalik tundub.
Delegaatide teemade eelistus
Üks rühmajuhi jaoks tähtsamaid küsimusi on delegaatide arv tema komitees ja tüdrukute-poiste suhe. Just selleks pead Sina, korraldaja, tagama osalejate jaotumise komiteede vahel, nii arvu kui soo mõttes. Noored ei jagune ise ühtlaselt seetõttu, et ühed teemad on atraktiivsemad kui teised, poisid eelistavad teistsuguseid kui tüdrukud.
Selleks pead registreerimise ühe tingimusena seadma 3 enammeeldinud teema/ komitee valiku – selle põhjal jagad registreerunud ka komiteedesse. Info sellest, millises komitees keegi on, saadad ise.
Delegaatide jagamine komiteedesse
Kindlasti on võimalik luua arvutiprogrammi, mis selle töö Sinu eest ära teeb, ent seni on tunnustatud ka paber-käärid-pliiats viis.
- Lõika paberist nii mitu lipikut, kui on osalejaid (või kasuta märkmepaberit),
- märgi igale lipikule osaleja nimi ja eelistatud teemade numbrid,
- erista osalejaid soo poolest lisades poiste lipikutele märge või kasutades värvilist paberit,
- jaga osalejad nende esimese eelistuse järgi,
- tõsta nende teemade alt, kus inimesi rohkem kui teistes, inimesi vähemvalitud komiteedesse (nende eelistusi arvestades),
- jaota poisid-tüdrukud nii, et nende suhe oleks komiteedes enam-vähem ühesugune.
Tea, et ka väikese regionaalsessiooni puhul võtab osalejate komiteedesse kombineerimine võrdlemisi palju aega, sest peab olema välistatud, et keegi satub komiteesse, mis ei olnud tema kolme eelistuse hulgas.
Rühmajuhtide jagamine komiteedesse
Teemade rühmajuhtidele jagamiseks on kaks varianti:
1) President küsib rühmajuhtidelt nende teemaeelistused ja paigutab nad vastavalt soovidele
2) President määrab omakäeliselt kõigi rühmajuhtide teemad
Tavaliselt kasutatakse esimest varianti, sest siis ei saa rühmajuht päris tundmatut teemat ja oskab komiteed suunata. Kui aega napib või see on presidendi kindel soov, võib kasutada ka teist varianti.