Sessioonijärgne tegevus
Allikas: TENi teadmistepank
Sisukord |
Korraldajate kohtumine pärast sessiooni
On hea rahulikult maha istuda ning teeklaasi taga muljeid jagada, toimunut analüüsida, juhtunu üle naerda. Sessioon on väga töömahukas ning kokkuvõtete tegemine, iseenda jaoks, vajalik.
Unusta ametlikkus, pinge, mis Sind sessiooni ajal saatis, ja lihtsalt veeda oma kaaskorraldajatega mõnusalt aega.
Pange kirja, millest kokkusaamisel räägiti ning andke sellest juhatusele teada - ka juhatus on väga huvitatud korraldusmeeskonna arvamusest sessiooni õnnestumise kohta ning ettepanekutest edaspidise edukamalt sujumiseks.
Korraldaja raporti vajalikkus
Raport on umbes 1 A4 suurune vabas vormis kirjutis sellest, kuidas sessioon Sinu arvates õnnestus. See tuleb saata isiklikult TENi presidendile (peakorraldaja ei ole raportite koguja!), kes on ka ainuke inimene, kes raporteid lugeda võib. TENi president teeb raportitest ülevaate juhatusele, ühtegi nime nimetamata.
Raport on konfidentsiaalne - mitte keegi peale TENi presidendi ei tea, millest Sa kirjutasid; ka ei ole TENi presidendile lubatud jagada TENi juhatuse liikmetega muud, kui vaid raportite anonüümset ülevaadet.
Ole raportis otsekohene ja aus!
Tšekkide edastamine vajalikule inimesele
Kõik tšekid, arved, kuludokumendid tuleb anda inimesele, kes on parasjagu TENi juhatuse poolt volitatud finantsasjadega tegelema. Koostöös selle inimesega ja juhatusepoolse koordineerijaga valmib sessiooni lõplik eelarve.
Toetajate tänamine pärast sessiooni
Pea meeles, et Sinu kontakt sessiooni toetajaga ei tohi lõppeda hetkel, kui viimane raha või muus vormis toetuse üle andis.
Täna toetajat siiralt - just tänu temale oli võimalik see fantastiline sessioon, millega Sina ja Su sõbrad just hakkama said! Saada talle kiri, milles kirjeldad sessiooni; seda, kui tähtis oli Sulle see toetus; et loodad koostööle ka tulevikus. Ära unusta valmistamast tänukirja, millel on sessiooni ja TENi presidendi allkirjad.
Tagasiside analüüsimine ja kokkuvõtete tegemine
Tagasiside ankeedid, mis Sa sessiooni lõppedes kogusid, tuleb analüüsida ja kokkuvõtted teha. Tee eraldi kokkuvõte delegaatide, rühmajuhtide, ajakirjanike ja korraldajate ankeetidest ning esita see TENi juhatusele kahe nädala jooksul sessiooni lõppemisest.
Delegaatidega kontakteerumine pärast sessiooni
Selleks, et sessioonilt TENi ridadesse püsivalt uusi aktiivseid noori siirduks, on vaja delegaate natukene ka peale sessiooni utsitada ja mitte nendega sidet kaotada.
Koostöös sessiooni presidendiga tuleks peale ürituse lõppu (soovitavalt järgneva nädala jooksul) saata veel nn järelhõige, kus
- tänad veelkord neid osalemise eest;
- räägid natukene TENist, andes näpunäiteid, kuidas maililistiga liituda või kuidas kodulehel kasutajaks saada;
- õhutad neid tulevastel üritustel silma peale hoidma ning kindlasti osalema.