Sessioonil vajalik varustus
Allikas: TENi teadmistepank
Sisukord |
Sessioonil vajaliku varustuse planeerimine
Lihtsamaid viise arvestada välja, milline varustus iga sessiooniga seotud inimese jaoks vajalik, on mõttes läbi teha või kirja panna erinevate rollidega inimeste tegevus sessioonil. Näiteks „Olen rühmajuht, astun komiteeruumi... tahan teha nimemängu, mul on vaja palli!“ – niimoodi algusest lõpuni. See on ainus tõestatult lollikindel viis.
Lisaks pead Sa suhtlema presidendi ja toimetajaga, kes oskavad oma vajadusi ette näha ning Sina siis nendega arvestada.
Pea meeles, et ootamatuid vajadusi tekib Sul sessiooni ajal niikuinii ja kui Sul mingi asi puudu ongi ning seda kusagilt parasjagu võtta pole, siis enda ogaraksmuretsemise asemel pane hoopis pea tööle ja mõtle, millega vajalikku asendada saab.
Jaburaid näiteid tegelikkusest?
- kui arvutitevaheline ühendus ei tööta ja mälupulki ka pole, kasuta digifotoaparaati mälupulgana,
- kui fotosid ei õnnestu arvutisse panna, saad värvika ajalehe ka joonistuste abil,
- kui TENi logo pole kusagilt võtta, skanneeri TENi pastakas – selle pealt saab,
- kui valgetahvlile kirjutati veekindla markeriga, on mõnel tüdrukul ometigi küünelaki eemaldajat.
- jne jne jne jne jne
Enne varustuse ostmist kontakteeru kindlasti juhatusega, sest alati on midagi eelmistest sessioonidest alles jäänud, mida ka Sina oma sessioonil kasutada saaksid. Nii hoiab kulusid kokku ja ei kuhju mõttetult palju kontoritarbeid.
Tehnikameeskonnale tuleb kasuks checklist, mis annab ülevaate IT-võimalustest.
Rühmajuhtidele vajalik varustus sessioonidel
Osa rühmajuhile vajalikust varustusest saavad kasutada mitu komiteed korraga/ järgemööda, ent suurem osa varustusest peab siiski igal komiteel eraldi olema:
- teambuildingu varustus
- ettevalmistatud mängukohad (järgemööda kasutamiseks)
- pallid
- magic stick’id
- nöörid-köied
- silmakatted
- jms
- kontoritarbed
- markerid
- pastakad
- valgetahvli puhul spetsiaalsed markerid
- tavalise tahvli puhul kriidid ja lapp
- kleeplint
- „näts“ paberite seinale kinnitamiseks
- paber
- A4 formaat
- flip-chart või A1/ A2 formaat
- post-it ehk kleepmärkmepaber
- joogivesi ja –topsid
- prügikotid
Ajakirjanikele vajalik varustus sessioonil
Ajakirjanike vajadused olenevad suuresti nende plaanidest sessioonil: kas tehakse videosid, CD-sid jms. Räägi sellest toimetajaga!
Üldiselt võid arvestada järgmisega:
- A4 (või murtud A3) ajalehe tarvis
- klammerdajad ja klambrid ajalehe köitmiseks
- CD toorikud
- arvutid
- CD-kirjutajad
- printer
- koopiamasin
- dataprojektor videote tarvis
- kõlarid videote tarvis
Läbi sessiooni vajalik varustus
Kõige trükitu puhul kasuta võimaluse korral TENi või, kui olemas, sessiooni sümboolikat (logo).
Rinnasildid
Rinnasildil olgu kirjas:
- nimi,
- positsioon sessioonil (delegaat/ journo/ rühmajuht/ korraldaja),
- komitee.
- Journo, rühmajuhi ja korraldaja silt võiks olla silmapaistvalt teistsugust värvi kui delegaadi oma.
Infolehed
Sessiooni alguses jõuab iga delegaadini infoleht, kus ta leiab:
- tervituse,
- ajakava,
- komiteede nimekirja,
- korraldajate kontaktandmed,
- reeglid,
- hoone plaani (soovituslik)
Suunaviidad
Hoones orienteerumiseks olgu märgistatud, kus asuvad:
- komiteeruumid,
- staap,
- magamisruumid,
- pesuruumid,
- wc
- Keerulise põhiplaaniga hoone puhul ei tee näitlik seinakaart paha.
GA sildid
- Kasuta tugevat kartongi või muid tugesid – koopiapaberiga vehkimine on ebamugav.
- Erista „Info“, „Ei kuule!“ ja „Kord!“ sildid värvilt komiteenimetustest, et need silma paistaks.
„Imagine“
Traditsioonilise lõpulaulu jaoks on olemas:
- helikandja (plaat, fail) ja muusikasüsteem,
- sõnade väljatrükk osalejatele jagamiseks,
- (sõnade projektsioon seinal dataprojektori abil)
Esmaabipakend
Korraldajana pead Sa olema ettevalmistunud ootamatusteks. Esmaabipakis on juhuks, kui kellelgi vaja läheb, vähemalt:
- plaastrid,
- haavaside,
- antiseptik,
- valuvaigisti,
- kraadiklaas,
- söetabletid,
- (köha-nohu-gripi rohi)
Mapid-kaustad
- Hea, kuid mitte hädavajalik on anda kõik vajalik osalejale mapi sees, milles ta pabereid mugavalt kaasas saab kanda.
TENi lipp
- TENi lipu saad Sa juhatuselt, ent selle kasutamiseks on vajalik ka lipualus (või selle puudumisel seinale vms kinnitamise võimalus).
Tänukirjad
- Tänukirjad on kõigile sessiooniga seotud inimestele (k.a. kooli esindajad, sponsorid) korrektsel tugeval paberil, varustatud sessiooni presidendi allkirja ja TENi/ sessiooni sümboolikaga.
Meened
- Rühmajuhid, journod ja korraldajad võiksid lisaks tänukirjale ka mõne armsa asise meene saada.
Staabis vajalik
Kõik ettenähtav ja –nähtamatu, sealhulgas:
- kirjutusvahendid
- käärid
- kleeplint
- paber
- värvid
- pintslid
- klammerdaja
- klambrid
Teambuildinguks vajalik
- Teambuildingu varustus hõlmab ka OHTRAS koguses erinevat tüüpi kleeplinte (arvesta igaks mänguks vajalik ja liida), värvilisi pabereid jms – oleneb, milliseid mänge kasutada plaanid.
Sessioonil vajaliku varustuse koguse arvestamine
Ära mõõda ühtegi kogust silma järgi a-la „võtame paberit kaks pakki, äkki aitab“! Rusikareegel on: arvesta välja sessiooniks vajalik kogus ja lisa natuke tagavaraks, igaks juhuks. Et suurim paberikulu on ajaleht, peab Sinu ja toimetaja vahel juba eelnevalt olema kokkulepe, kui mahukas tuleb ajaleht – toimetaja peab suutma seda planeerida!
Kõik eespool nimetatud kogused on umbkaudsed.
A4 paber
- 50 lehte igale komiteele +
- resolutsioonideks (osalejate arv X ühe resolutsioonikogumiku paksus) +
- ajaleheks (osalejate arv X ühe ajalehe paksus) +
- 500 lehte siltideks, ajakirjanike plakatiteks jms +
- 500 lehte tagavara
CD toorikud
- Osalejate arv +
- 20 tagavara
Flip-chart või A1
- 10 igale komiteele +
- 10 tagavara
Post-it
- 1 pakk igale komiteele +
- 2 pakki tagavara
Delegaadi mappi kuuluvate asjade nimekiri
Delegaadile avamistseremoonial kätte antavas mapis/kaustas peaks olema:
- sessiooni ajakava
- osalejate nimed komiteede kaupa ja teemad
- korraldajate kontaktandmed
- TENi (ja nationali puhul EYP) tutvustus
- näidisresolutsioon
- klauslite algused
- märkmepaber
- pastapliiats
Mapid võib osta, kuid võib pöörduda ka sponsorite poole – kausta disain on tõhus moodus nende sponsori reklaamimiseks!
Paljunda mappidesse pandavad infolehed aegsasti – kaustad peavad olema valmis enne sessiooni algust. „Konveiermeetodit“ (paned kõik lehekuhjad laua äärele ja hakkad laua äärt mööda käies ühekaupa mapi sisu kokku panema) kasutades ja sõpru appi kutsudes valmib töö kiiresti.